Training Event Organizer

Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Di bidang training juga dikenal profesi ini, biasa di sebut Training Event Organizer (TEO). Nah, tulisan ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Training Event Organizer di tanah air, kemampuan dasar apa agar sukses menjadi TEO, dan benefit apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi TEO ini. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.

Fungsi TEO ini dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan training berada di tengah. Dialah yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training (venue, catering, transportasi dll), media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting. Ibarat pembuluh darah di tubuh seperti itulah fungsi TEO. Melalui peran mereka, sebuah proses belajar-mengajar training/seminar akan mewujud dengan lancar, menyenangkan dan sukses. Keberadaannya sama pentingnya dengan seorang Trainer, Trainee dan materi training itu sendiri.

Bagaimana perkembangannya di Indonesia. Belum banyak TEO yang cukup dikenal luas layaknya Java Musikindo (pertunjukan musik), atau Dyandra (pameran komputer, mobil). Kalau boleh menyebut nama, yang rutin menyelenggarakan event training yaitu lembaga Inti Pesan. Mereka sering mengiklankan event training/seminarnya di harian Kompas dengan mengambil satu topik bahasan tertentu yang dikupas oleh 2-3 pembicara dalam satu hari. 

Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi TEO ini? Usut punya usut biasanya satu lembaga training atau seorang trainer independent kondang, sudah memiliki TEO sendiri. Nah, fungsi ini memang bisa dipercayakan kepada 1-3 orang saja dengan pembidangan tugas. Namun tak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan ini (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tsb mensubkan lagi tugas ini ke TEO ‘murni’. Tapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri? Nah inilah peluang yang terbuka…

Ya, event traning memang boleh dikatakan belum sekomplek pertunjukan musik atau pameran yang bisa menyedot puluhan ribu orang. Dengan memesan venue hotel atau ballroom yang representatif dan kredible, biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan maupun pelayanan sdm yang dibutuhkan. Benarkah sesederhana itu? 

Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai TEO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai (pemula). Seiring dengan makin luas ruang lingkup dan kompleksitas training yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan pun semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. 

Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar tersebut, dengan tujuan dapat menjadi fererensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menggeluti profesi Training Event Organizer, atau sebagai Staf Training di sebuah perusahaan (pemula). Beberapa kemampuan dasar tsb adalah, sbb:

Kemampuan	Tuntutan Tugas	Situasi yang dihadapi
Analis	Mampu mengidentifikasi persoalan, memilah-milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi	TNA, Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi
Sistematis	Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training	Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam TNA/On-stage
Customer Oriented	Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah	Di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll
Dinamis	Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor	Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin game, leadership situasional dll
Up-date Knowledge/informasi	Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi)	TNA, Desain, Report, Rekomendasi
Administratif	Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini	Surat-menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll
Komunikatif	Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience	Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus persoalan Trainee

Satu lagi, bila Anda tertarik juga untuk bekerja sebagai praktisi training di perusahaan (Staf sd Manajer Training) fungsi kerja sebagai TEO ini terus melekat, sekalipun customer yang dihadapi adalah orang-orang internal perusahaan. Jadi kompetensinya sama saja dengan TEO public, perbedaannya hanya di ruang lingkupnya saja, item pekerjaan hampir sama. 

Atau kalau Anda tertatik menggeluti profesi ini mulai sekarang, berita gembiranya, prospeknya sangat bagus dan menguntungkan. Selain belum banyak yang bermain di pasar ini, dengan Anda memiliki networking bagus dengan para Trainer dan Perusahaan pengirim Trainee, Anda akan sukses di jalur karir ini bila kekampuan-kemampuan tsb di atas sangat Anda kuasai. Tentu saja, mengenai profit, silahkan disepakati dengan Trainer rekanan Anda. Ada yang menggunakan komposisi bagi hasil (pendapatan dikurangi cost terus dibagi), atau ada juga model paket, misalnya training 3 jam, 1 hari, 2 hari, Trainer sudah menentukan x rupiah, nah Anda tinggal cari marginnya. Atau yang lebih sip lagi, cari sponsor yang mau mengcover sejumlah biaya training tsb. Wow menguntungkan khan?

Satu lagi, bila networking kita sudah bagus, tak jarang kompetensi ini kita bisa gunakan juga untuk kegiatan yang bersifat amal atau sosial. Banyak Trainer yang bersedia untuk di ajak kegiatan semacam ini. Di sisi lain masih sangat banyak lembaga, yayasan, panti asuhan, korban bencana yang membutuhkan program training sosial ini. Tidak terhitung jumlahnya, seluas samudera. 

Selain bisnis TEO sangat prospektif, kita tetap dapat menyalurkan niatan baik (ibadah+idealisme) melalui kegiatan training-training sosial.

Jadi double benefit khan?

———–

Jika Anda tertarik menjadi Training Event Organizer dan ingin belajar lebih lanjut, silahkan KLIK icon di bawah ini MILIS TRAINING’S EVENT ORGANIZER (TEOclub) Indonesia: