Perencanaan organisasi merupakan salah satu tantangan dalam manajemen
perusahaan yang selalu menarik untuk dibahas, tidak saja karena setiap
organisasi ingin mencapai tujuan yang diinginkan, namun juga karena
begitu banyak waktu dan investasi yang sudah dikeluarkan oleh banyak
organisasi untuk melakukan perencanaan organisasi. Melakukan benchmarking
ke organisasi lain merupakan usaha untuk mempelajari metode perencanaan
organisasi yang mungkin bisa diadopsi dan melakukan berbagai workshop/sesi brainstorming adalah cara untuk mencari desain organisasi yang terbaik.
Dua tantangan terbesar dalam melakukan perencanaan organisasi menurut Paul W. Gustavson, founder
OPD.Inc, sebuah lembaga konsultasi perencanaan organisasi di US adalah
memahami kebutuhan organisasi sehingga dapat mendesain proses bisnis
yang menciptakan keunggulan organisasi dan memastikan internalisasi yang
optimal di seluruh organisasi, tidak hanya di level manajemen, tetapi
juga di level staf. Kedua tantangan ini sepertinya mudah untuk dapat
dipecahkan, tetapi sangat membutuhkan komitmen yang kuat dari seluruh
elemen organisasi. Pemahaman yang mendasar mengenai elemen organisasi
yang perlu diperhatikan menjadi kunci dari keberhasilan organisasi
melakukan perencanaan organisasi.
Ada 6 + 1 kunci keberhasilan perencanaan organisasi, yaitu:
Strategy - untuk dapat menang di persaingan
maka setiap organisasi harus mampu menciptakan keunikan dan menemukan
keunggulan yang tidak bisa ditiru dengan mudah oleh kompetitor.
Process - strategi itu penting, namun
strategi tidak ada artinya jika tidak diiringi oleh proses yang baik
untuk mengeksekusi strategi tersebut. Perlu diingat bahwa proses harus
selalu dievaluasi dan direvitalisasi. Organisasi yang baik harus mampu
untuk melakukan ini.
Structure - ada pepatah yang mengatakan
jika organisasi kinerja-nya buruk, maka penjelasannya ada di
infrastruktur organisasi tersebut. Bagaimana organisasi menurunkan
strategi dan proses bisnis-nya kedalam struktur menunjukkan seberapa
besar komitmen organisasi untuk menjalankan strategi dan proses bisnis
seperti seharusnya.
People - organisasi tidak dapat belajar
dengan sendirinya, setiap perbaikan dan kemajuan yang dialami oleh
organisasi adalah hasil dari pengembangan dan peningkatan kemampuan dari
personel yang ada di dalamnya. Tanpa peningkatan kinerja personel di
dalam organisasi, tidak ada organisasi yang dapat menjadi lebih baik.
Culture - Kultur organisasi sangat penting
untuk menjaga agar setiap elemen dalam organisasi berfungsi secara
optimal tanpa friksi yang tidak perlu. Kultur juga penting untuk
menjaga kesinambungan identitas organisasi sehingga tidak mudah
berubah-ubah.
Leadership - kunci keberhasilan yang keenam
adalah kepemimpinan. Komitmen dari manajemen organisasi untuk
menjalankan strategi, terlihat dari bagaimana proses bisnis diturunkan.
Komitmen menjalankan proses bisnis dilihat dari komitmen mendesain
organisasi yang optimal. Komitmen menjalankan organisasi terlihat dari
komitmen dalam pengelolaan SDM, namun tanpa kepemimpinan yang kompeten,
komitmen saja tidak akan membuahkan hasil.
Kunci yang terakhir adalah
Adaptability – sebagai kunci tambahan,
yaitu kemampuan untuk tidak terpaku pada sebuah konsep, kerangka pikir
atau standar yang selama ini diterima sebagai bagian dari organisasi itu
sendiri. Setiap organisasi harus mampu mengintegrasikan perubahan
kedalam organisasi sehingga dapat selalu mampu secara responsif
mengantisipasi dan mengikuti perubahan yang ada.
Semua kunci ini merupakan sebuah rangkaian yang tidak bisa
dipisahkan. Perencanaan organisasi tidak selesai setelah rencana
strategis jangka panjang selesai dibuat, atau pemetaan proses bisnis
selesai dikerjakan, atau setelah struktur organisasi selesai ditetapkan,
atau setelah seluruh SDM berhasil direkrut dan dikembangkan dengan
baik. Organisasi perlu terus dibina, dimonitor, dievaluasi dan
ditingkatkan. Perencanaan organisasi yang terlalu terfokus pada
kebutuhan penataan organisasi sematalah yang sering kali menjebak
organisasi untuk tidak responsif dalam menghadapi tantangan bisnis.
Source: GML Organization Diagnostic Framework
Penulis :
VP HR Services of PT GML Performance Consulting
